Politique des collaborateurs au bulletin 360

Pour tout membre du personnel ou bénévole (ci-après « Collaborateur* ») du Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal (ci-après « CIUSSS ») qui propose un article aux fins de publication dans le Bulletin 360:

 

Principes directeurs

Des normes doivent être mises en place afin d’assurer la qualité, l’accessibilité et la publication en temps opportun du Bulletin périodique conçu à l’intention de plus de 10 000 membres du personnel et de 2 000 bénévoles des établissements à l’échelle de notre réseau de soin de santé et représentant ces personnes.

Les articles publiés dans le Bulletin 360 interne doivent procurer un sentiment d’appartenance aux membres du personnel de l’ensemble du CIUSSS tout en reflétant leur diversité. Le Rédacteur en chef est chargé de s’assurer que le contenu du Bulletin 360 est le plus pertinent, informatif, intéressant et inspirant possible.

Les Collaborateurs potentiels qui souhaitent proposer un sujet d’article ou soumettre un article qu’ils ont rédigé aux fins de publication pourraient ne pas connaître la raison d’être ni les critères de style du Bulletin 360; comme ces personnes ne possèdent habituellement pas une formation de rédacteur; par conséquent, l’accès à des directives pourrait être bénéfique.

Les articles du Bulletin 360 sont rédigés d’un ton narratif neutre, exempts de jugement. Tout jugement ou opinion exprimés (par ex., « ce programme exceptionnel a été élaboré par des membres remarquablement dévoués de l’équipe », doivent être attribués à un auteur par des guillemets. L’information relative à un savoir-faire clinique ou technique doit également être publiée entre guillemets et énoncée par un professionnel compétent.

 

Modalités d’application

Un Collaborateur potentiel devrait idéalement communiquer avec le Rédacteur en chef* ou le Rédacteur de rubrique (un membre du Service des communications et relations médias [ci-après « CMR »] agissant à titre de personne-ressource auprès des Collaborateurs) par le biais d’un courriel pour proposer un article. Habituellement, le délai de publication suivant ce contact initial est de quatre semaines.

S’il est convenu que le Collaborateur rédigera l’article, le Rédacteur en chef ou le Rédacteur de rubrique indiquera au Collaborateur la meilleure manière d’aborder le sujet pour assurer sa publication en temps opportun, sa pertinence et son intérêt pour le personnel de l’ensemble du CIUSSS. Les exigences techniques seront également abordées.

Le Collaborateur doit obtenir le consentement de son supérieur le plus rapidement possible, préférablement avant la rédaction de l’article.

Les documents approuvés au préalable par le Rédacteur en chef ou le Rédacteur de rubrique seront priorisés par rapport aux documents soumis sans avis préalable. La valeur informative de l’article pour une période de trois mois est l’un des critères de sélection du Rédacteur en chef. Par exemple, si un événement a eu lieu ou si un programme a été lancé en janvier, l’article à ce sujet devrait idéalement être publié au plus tard dans l’un des numéros du printemps.

Les dates d’échéances sont déterminées au cas par cas et communiquées aux Collaborateur par le Rédacteur en chef ou par les Rédacteurs de rubriques. Si le Collaborateur ne peut pas fournir tout le matériel requis pour la publication avant la date d’échéance fixée, le Rédacteur en chef ou le Rédacteurs de rubrique pourrait différer la publication de l’article à un numéro ultérieur.

Quand un article est rédigé par le Collaborateur, le Rédacteur en chef ou le Rédacteur de la rubrique, une ébauche sera seulement envoyée au Collaborateur aux fins de révision au gré du Rédacteur en chef. Afin d’éviter tout retard de publication, le Rédacteur en chef renverra un article aux fins de révision seulement en cas de doute sur le contenu factuel ou technique. Le Collaborateur devra réviser uniquement le contenu factuel ou technique sans modifier le style de l’article. Si le Collaborateur envoie l’article à d’autres membres de son équipe pour obtenir leurs commentaires, il lui incombe d’intégrer tout changement requis et de renvoyer un seul document révisé au Rédacteur en chef. Il incombe au Collaborateur de soumettre l’article révisé au Rédacteur en chef à la date d’échéance prévue aux fins de publication dans le numéro convenu du Bulletin 360. Si les corrections sont importantes et non conformes aux normes d’accessibilité du Bulletin, la publication de l’article pourrait être reportée.

Directives aux collaborateurs

Dès le premier contact avec le Rédacteur en chef, le Collaborateur doit confirmer ce qui suit au sujet de l’article :
• sujet;
• longueur (nombre de mots approximatifs);
• matériel connexe (photos, graphismes, URL);
• nom de l’auteur / ton (par ex., rédigé à la première ou à la troisième personne);
• délai de soumission du matériel;
• autorisation du directeur, du directeur adjoint ou du superviseur.

Les citations des membres du personnel rehaussent considérablement l’attrait d’un article et sont nécessaires si une opinion est exprimée ou si des conseils d’ordre professionnel sont prodigués. Voici quelques conseils pour l’inclusion des citations :
• préférer la citation d’un membre du personnel « sur le terrain » à celle d’un gestionnaire;
• utiliser un niveau de langue familier, sans jargon;
• fournir des exemples crédibles, tirés d’expériences vécues;
• s’assurer que l’employé cité est autorisé à se prononcer sur le sujet;
• fournir le titre, en français et en anglais, et le nom au complet de la personne citée.

Les Collaborateurs doivent fournir le nom au complet de tous les employés nommés dans l’article ainsi que leur titre en français et en anglais (la décision d’inclure ces renseignements incombe au Rédacteur en chef). Si le titre n’est pas traduit, le CMR fournira une traduction.

Il incombe aux Collaborateurs de préciser, en français et en anglais, tout titre officiel ou nom d’un groupe, d’une campagne, d’un projet, etc., au complet et correctement épelé.

Le Rédacteur en chef avisera le Collaborateur si des coordonnées sont requises (par ex., adresse de courriel, numéro de téléphone) pour permettre aux lecteurs qui le souhaitent de communiquer avec le Collaborateur ou d’assurer le suivi auprès d’une autre ressource.

Tous les acronymes doivent être énoncés au long dès leur première mention et fournis en français et en anglais.

Les Collaborateurs doivent éviter d’utiliser des termes techniques ou un jargon que les lecteurs d’autres champs d’activités pourraient ne pas comprendre ou fournir des définitions, des explications et des exemples précis de la terminologie utilisée.

 

Rôles et responsabilités

Il incombe au Rédacteur en chef et aux Rédacteurs des rubriques de fournir des directives aux employés qui souhaitent collaborer au Bulletin 360.

Il incombe aux Collaborateurs de se conformer aux directives (*voir section 5). Il est essentiel de respecter les échéances convenues. Le Rédacteur en chef enverra un courriel de rappel ou laissera un message téléphonique vocal au Collaborateur si un article doit être envoyé. Le défaut de répondre pourrait retarder la publication de l’article du Collaborateur.

Le traducteur du Service CRM est chargé de l’ensemble du contenu en français du Bulletin 360, afin d’assurer l’uniformité du style et de l’accessibilité. Les articles fournis en français seront entièrement révisés par le traducteur, conformément aux normes du Bulletin 360 et les articles fournis en anglais seront traduits en français par le traducteur.