Êtes-vous sûrs d’utiliser la bonne adresse électronique de vos collègues? Vérifiez avant d’envoyer!

Certains noms d’utilisateurs peuvent nous faire voir double (ou triple, ou quadruple…)!

Au sein de notre CIUSSS, si l’apport de chaque employé est unique, on ne peut pas en dire autant de leur nom!

En effet, il y a quatre ans, lorsque le système du CIUSSS a été implanté, la force de travail a été considérablement remaniée et, avec elle, le format de présentation des adresses électroniques. Vu le nombre d’effectifs à l’échelle de la province, il était donc inévitable de se retrouver avec certains noms en double, en triple, voire en quadruple!

C’est pourquoi, lorsque vous consultez la liste des contacts professionnels dans la base de données du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), vous trouverez les mêmes Anne-Marie Ouellet ou Jean Gagnon — avec qui vous échangez des courriels depuis des années — affichés dans la longue liste déroulante à côté d’employés au nom identique dans d’autres établissements du Québec.

« Prenez toujours le temps de confirmer que le collègue à qui vous envoyez un courriel est le destinataire voulu et pas un autre employé du MSSS portant le même nom, conseille Sabine Cohen, directrice adjointe de la Gestion de l’information, responsable de la sécurité informationnelle. Un courriel envoyé par erreur à un destinataire portant un nom identique peut entraîner la divulgation involontaire de renseignements confidentiels. Nous travaillons dans un secteur où la vie privée, la sécurité et la confidentialité ne sont pas une courtoisie, mais une obligation. »

Un des moyens de s’assurer de l’adresse de notre destinataire est de vérifier le sous-domaine figurant après le nom dans l’adresse électronique. Il s’agira de « CCOMTL » dans la plupart des cas, l’acronyme pour « CIUSSS Centre-Ouest Montréal », qui englobe plus de 7 500 contacts. Cette adresse prendra le plus souvent la forme suivante : prénom.nom.ccomtl@ssss.gouv.qc.ca. Le compte lui-même devrait aussi porter la mention « (CCOMTL) » dans le nom d’affichage. Tenez compte qu’il suffit d’omettre une lettre, par exemple « COMTL », pour que votre courriel soit envoyé à un collègue d’un établissement voisin, le CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal en l’occurrence.

Le nom abrégé de l’établissement de travail de l’employé pourrait paraître après son nom :

prénom.nom.cbooth@ssss.gouv.qc.ca = Hôpital Catherine Booth
prénom.nom.cdn@ssss.gouv.qc.ca = CLSC de Côte-des-Neiges
prénom.nom.chsldjuif@ssss.gouv.qc.ca = CHSLD juif Donald Berman
prénom.nom.clethb@ssss.gouv.qc.ca = Centre de réadaptation Constance-Lethbridge
prénom.nom.cvd@ssss.gouv.qc.ca = Cavendish
prénom.nom.dlm@ssss.gouv.qc.ca = De la Montagne
prénom.nom.mackay@ssss.gouv.qc.ca = Centre Mackay
prénom.nom.mhgc@ssss.gouv.qc.ca = Centre gériatrique Maimonides
prénom.nom.miriam@ssss.gouv.qc.ca = Centre Miriam
prénom.nom.parcx@ssss.gouv.qc.ca = CLSC de Parc Extension
prénom.nom.sinai@ssss.gouv.qc.ca = Hôpital Mont-Sinaï

Certains employés de l’Hôpital général juif (HGJ) ont conservé le domaine qu’ils avaient avant la création de notre réseau, dans l’un ou l’autre des formats ci-dessous :

pnom@jgh.mcgill.ca
prénom.nom@jgh.mcgill.ca

En cas de doute, Dave Checkland, le Directeur Adjoint des Ressources Informationnelles (par intérim) suggère d’envoyer un bref courriel pour confirmer l’identité du destinataire, surtout si la correspondance doit éventuellement contenir de l’information confidentielle sur un patient, un résident ou un client.

Tout employé du CIUSSS qui partage le même nom que d’autres collègues et qui reçoit des courriels qui ne lui sont pas destinés devrait communiquer avec le CSIT au moyen d’Octopus. Si deux membres du personnel de notre réseau ou plus portent le même nom, il est possible d’ajouter un descriptif après le nom d’utilisateur, comme un titre ou nom de service – par exemple, Marc Charest (travail social) — pour éviter la confusion.

M Checkland rappelle également aux personnes qui reçoivent un courriel visant un autre utilisateur, quelle que soit la raison, d’en aviser l’expéditeur aussi tôt que possible.

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